Календарь журнала имеет следующие функции.
Регистрация — это отображение в документе определенного регистрационного номера. Он состоит из 12 знаков. Эти 12 знаков могут быть дополнены именем документа, подписанта, корреспондента или исполнителя. Все документы, созданные в компании или полученные от сторонних организаций, должны быть зарегистрированы.
Список — это запись документов в календаре, нанесение номера и его размещение на документе. Наличие номера указывает на то, что данный документ является частью документации компании. Регистрационные номера могут быть созданы разными компаниями. В этом случае каждая компания проставляет свой регистрационный номер. Возможно указание названия через черту.
Внимание! Где размещать номер? Все зависит от конкретного документа, его формата.
Какие журналы должны быть у компании?
В каждой организации должен быть обязательный список журналов.
Список книг используется для работы соответствующей организации. При этом не имеет значения размер компании, численность персонала или форма собственности. Следует учитывать, что чем выше бизнес, тем большее количество различных типов журналов используется. Поскольку эти форматы книг не утверждены, орган может определить их самостоятельно. В этом случае необходимо использовать образцы.
Нужно ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать документы. Однако это не является обязательным. Более того, регистрировать каждый документ нецелесообразно. Это связано с тем, что регистрация занимает много времени. Это вынуждает сотрудников компании бросать свои дела ради рутинных задач.
Как определить, какие документы необходимо регистрировать? Регистрации подлежат документы, которые можно контролировать.
Электронные или печатные формы?
Журналы могут вестись как в печатном, так и в электронном виде. Большинство компаний уже используют электронные формы. Это проще и удобнее. Для соблюдения правил ведения такого журнала требуется специальная программа. Она может быть простой и сложной.
Однако до сих пор есть предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Это важно для книг, в которые необходимо вносить подписи сотрудников. Например, такие книги скрепляются печатями и пломбами. Для хранения бумажных книг можно использовать блокноты, записные книжки и специальные журналы.
Как можно хранить календари?
Все календари должны быть зарегистрированы в номенклатуре. Электронные книги должны быть включены в систему электронного документооборота. Срок хранения документов определяется перечнем типовых документов, утвержденным приказом Министерства культуры РФ. 558 от 25 августа 2010 года; для обычных книг он составляет пять лет. В случае с командами о ввозе/расторжении договора срок увеличивается до 75 лет.
Журнал регистрации: какие документы необходимы для каждой организации
В процессе ведения досье каждая организация увидит множество календарей и реестров всех видов. Все они необходимы для подтверждения получения и формирования важных документов в бизнесе. Они различаются по типам. Одни ведутся ежегодно, другие — в течение короткого периода времени.
Для чего нужен регистрационный календарь?
Для начала давайте разберемся с самим термином. Регистрация — это процесс внесения документа в печатный носитель и присвоения ему номера. Номера также предоставляются различными компаниями при условии, что каждая из них выделила свою квоту. Имена могут быть указаны через строку. Если документ имеет регистрационный номер, бумаги поступают в дело. Календарь прошивается, скрепляется печатью и подписью лица, ответственного за его ведение.
Цель ведения книг учета и регистрационных форм заключается в следующем.
Необходимы все документы, произведенные компанией или приобретенные за рубежом.
Правильное оформление и хранение книг учета.
Компании могут регистрировать все документы, но это не является обязательным. Регистрация всех документов занимает много времени и требует от сотрудников покидать свои рабочие места для выполнения повседневных обязанностей. Предпочтительнее регистрировать только те документы, которые необходимо отслеживать в будущем.
Многие организации переводят свои журналы регистрации документов в электронный формат. Однако формы остаются актуальными. Это особенно удобно, когда требуются подписи сотрудников. Например, в журнале учета печати и штампов или в инструкциях на рабочем месте. В этих случаях использование блокнота или специальной книги экономит время работников.
Программы для обслуживания электронных форм
Обслуживание электронных форм осуществляется с помощью специальных программ.
Это наиболее эффективные решения, подходящие для малых и средних предприятий. Обслуживание крупных предприятий осуществляется более полноценными системами.
В интернет-магазине Offismag вы можете приобрести такие журналы, как «Полученные документы», «Корпоративные чеки» и другие журналы учета внутренних и полученных документов.