Письмо-ответ — это профессиональный документ, отправляемый торговому партнеру в ответ на полученный запрос. Он всегда должен содержать определенную информацию. В этом документе подробно рассматривается процесс создания и отправки документа.
Важно! Этот документ можно загрузить в КонсультантПлюс.
Ответ на запрос
Как уже говорилось выше, ответные письма всегда отправляются заинтересованным лицам с целью получения определенной информации. Поэтому не нужно ждать ответа. Как правило, это официальное письмо является окончанием диалога по конкретному делу.
Сам запрос может касаться практически любой информации, которая нужна контрагенту. Это может быть прайс-лист на услугу или товар, уточнение правил проведения акции, предоставление скидки или уточнение деталей. Обратите внимание, что в некоторых случаях отвечать на деловые вопросы не обязательно. Если компания не заинтересована в сотрудничестве с партнером по бизнесу, она может оставить письмо без ответа, но такое поведение является дурным тоном и нарушает правила деловой этики.
Правила делового поведения
Под деловой этикой понимается свод правил, которые субъекты рынка должны соблюдать при взаимодействии друг с другом. Эти правила придают отношениям деловую форму и позволяют договаривающимся сторонам относиться друг к другу с уважением. Мы говорим о соблюдении правил в следующих нюансах.
Взаимное уважение — ключ к долгосрочным взаимовыгодным отношениям.
Кто пишет письмо?
Как правило, вся корреспонденция подписывается руководителем организации, его заместителем или главным бухгалтером. Все зависит от темы письма и распределения обязанностей в компании. Однако, как правило, непосредственно подготовкой текста занимается не руководитель. Эта задача возлагается на секретарей, менеджеров по работе с документами и других подчиненных. Сотрудник должен быть грамотным оратором, иметь общее представление о работе с официальными документами и деловой этике. От качества переписки во многом зависит решение контрагента о начале или продолжении сотрудничества.
Менеджеры получают окончательный вариант письма на подпись и могут сразу же отправить его по почте. Желательно уделить пять минут просмотру документа, так как ваш подчиненный мог допустить несколько ошибок при его составлении. Пожалуй, самое вопиющее упущение — неуказание способа получения ответа, то есть средств обратной связи. Если содержание официального документа полностью удовлетворяет ответственное лицо, оно может поставить на нем свою подпись.
Как написать документ
На практике существует два способа написания письма Первый — написать его от руки синим или черным маркером, второй — набрать с помощью компьютерной техники. Решение принимает писатель, учитывая мнение руководства компании. В любом случае, даже печатная версия должна иметь физическую форму. Это связано с тем, что подпись директора должна быть «живой», то есть написанной от руки. Таким образом, получатель будет уверен, что получил официальный документ, а не от мошенника, и что само письмо не является спамом.
Рекомендации по написанию ответного письма
Прежде всего, следует обратить внимание на требования Указать информацию о перечисляющей организации: номер НДС, ОГРН и официальный адрес. Во-вторых, укажите, кто является получателем и отправителем. В случае с ёросику укажите имя и должность ответственного лица компании-получателя, а также название компании с указанием ее организационно-правовой формы. Здесь сохраняется та же информация, но в отношении отправителя она обычно удаляется.
Напишите слово «письмо» под документом в центре листа. Поскольку вся корреспонденция подлежит регистрации, на официальной бумаге для распространения документа следует присвоить уникальный номер, указывающий на дату публикации документа.
Следующий шаг — заполнение основной части документа. Отметьте, что компания получила запрос, содержащий конкретное требование. Ссылайтесь на письмо-запрос (дата, номер). Далее предоставьте информацию, запрашиваемую другой стороной, в формате, запрашиваемом другой стороной.
Получена анкета № 1. № 22 от 17 сентября 2024 года с просьбой предоставить прайс-лист на поставляемый товар. В частности, нас интересовали белые футболки размеров 42-54.
Мы рады сообщить вам, что можем поставить только черные футболки в запрашиваемых размерах. С нетерпением ждем вашего внимания.
Ватов Н. Д., генеральный директор ООО «Вершки-Корешки».
На данном этапе ответное письмо считается полностью составленным. Менеджеру остается только подписать расшифровку (фамилия и инициалы) и отправить ее адресату. Если адресат укажет конкретный способ получения письма от другой стороны, просьбу следует выполнить по возможности.