4. 1. 1 Основой для построения поисковой системы является регистрация документов. Это запись учетных данных документа в заданном формате, фиксирующая факт создания, отправки или получения документа.
4. 1. 2 Регистрации подлежат все документы, требующие использования для целей учета, подготовки или составления отчетности.
Регистрации подлежат документы, полученные от других организаций или физических лиц, а также документы, созданные или переданные внутри организации.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, транспортировки или создания.
4. 1. 3 Документ регистрируется один раз. Поступившие документы регистрируются в день поступления, созданные документы — в день подписания или утверждения. Если документ передается из одного субадреса в другой, новый регистрационный номер на документе обычно не проставляется.
4. 1. 4 Регистрация документа осуществляется внутри группы в зависимости от вида документа, создателя и наименования содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителей федеральных органов исполнительной власти по основной деятельности, приказы должностным лицам, служебная переписка и обращения граждан.
4. 1. 5. Регистрация поступивших, внутренних и переданных документов осуществляется по месту создания и изготовления документа. Документы, поступившие в Правительство Российской Федерации, Президиум Российской Федерации, документы, поступившие на рассмотрение руководителям федеральных органов исполнительной власти и их заместителям, распорядительные документы и переписка за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.
Документы, созданные в сфере деятельности федеральных органов исполнительной власти, могут быть зарегистрированы в структурном подразделении.
Документы, отправленные и полученные по факсу, регистрируются в службе ДОУ или в подразделениях структуры, в которую отправлены и получены документы.
4. 1. 6 Документы в рабочем порядке заносятся в РКФ (обычные или электронные карточки).
4. 1. 7 Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может быть дополнен алфавитным или цифровым указателем структурных подразделений, указателем дел по номенклатуре дел и кодом документа, исходя из информационных потребностей федеральных органов исполнительной власти. Корреспонденты, исполнители завещаний и т.д. в соответствии с классификатором. Составные части регистрационного номера разделяются косой чертой. Составные части регистрационного номера разделяются косой чертой.
4. 1. 8. В целях создания поисковой системы и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливаются следующие конфигурации ключевых регистрационных элементов
Наименование организации (редактора или корреспондента).
Дата и регистрационный номер документа
Заголовок текста (краткое содержание документа),
Резолюция (исполнитель, суть вопроса, автор и дата),
Отметки об исполнении документа и передаче его в архив.
В зависимости от характера документа и задачи использования информации к составу основных условий регистрации могут быть добавлены другие условия.
Загадка (сигнал), ограничивающая доступ к документу,
внутренняя переадресация документа исполнителем,
код по тематическому классификатору,
органы власти, поставившие документ на контроль,
Статус документа (проект, версия),
Способ отправки документа (почта, факс и т.д.) и т.д.
4. 1. 9. Ответный документ регистрируется в РКФ инициативного документа. Ответному документу присваивается порядковый номер в соответствующей серии входящих документов.
Новые правила электронного документооборота
После объединения Пенсионного фонда и Фонда социального страхования в Социальный фонд России (СФР) изменился формат некоторых документов.
Новые правила электронного документооборота (ЭДО) вступили в силу 9 февраля 2024 года. Более подробная информация будет предоставлена в ближайшее время.
Электронный документооборот СФО теперь используется как основной канал диалога между организацией и государственной структурой. Бумажные отчеты также доступны, но только для компаний с числом сотрудников до 10 человек. Планов по полному отказу от бумажных версий документов пока нет.
Новые правила ФИС введены специально для электронного документооборота по обязательному социальному страхованию. Они определяют основные принципы организации обмена данными персонального (персонифицированного) учета между работодателями и ФИС. Важное место в новых правилах занимают требования по обеспечению защиты предоставляемых данных.
Усовершенствованные специальные электронные подписи — ключевой элемент этого взаимодействия, а не очередная мелочь.
— нарушать конфиденциальность передаваемой информации,
— требования, изложенные в части 5 статьи 8 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Для регистрации в системе ЭДО ЮФО работодатель подает заявку на подключение к системе электронного документооборота.
Заявка должна содержать. -Заявление на регистрацию:
— Регистрационный номер страховщика в СФО,
— Регистрационный номер холдинговой компании,
— Наименование (юридического лица) застрахованного на море, оператора,
— фамилия, имя, отчество (при наличии) (физическое лицо),
— Информация об адресе (местонахождении) холдинговой компании,
— номер телефона и адрес электронной почты перевозчика.
— Страховой номер лицевого счета застрахованного лица (физического лица),
— Атомный номер налогоплательщика (инн),
— Код зарегистрированной речи (КПП),
— сведения о законном или уполномоченном представителе контрагента.
В течение двух рабочих дней ФИС направляет контрагенту уведомление о результатах проверки заявки. В нем содержится отметка о подключении или отказе в подключении. Наиболее частой причиной отказа является ошибка, допущенная в заявке. После исправления ошибки подключение к системе ЭДО осуществляется.
Все документы должны быть подписаны электронной подписью. Использование подписи руководителя считается равнозначным печатному варианту. Допускается создание документов в электронном виде или их сканирование в оригинале.
Для документов, к которым применяются новые правила:
— Требования об уплате задолженности, предоставлении документов, расходах на возврат,
— взыскание, возврат или отсутствие реакции на нарушение, расходы на возврат, определение возврата,
Новые правила ЭДО вступили в силу 19 декабря 2023 года. Прежний регламент (постановление Правления ПФР от 11. 03. 2020 № 178п) отменен.
ВАЖНО: За несвоевременное или неполное представление сведений о работниках в СЗВ-СТАЖ предусмотрены санкции.
Государственные стандарты оформления документов в 2024 году
Стандарт на оформление документов установлен ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Скачайте этот документ и методические рекомендации к нему, опубликованные Федеральной архивной службой. Узнайте, как применять стандарты для решения административных задач.
Управление документами: основные понятия
Трудно переоценить роль документооборота в деятельности организации. Каждый этап, через который проходит каждый документ — от проекта до отправки — регламентирован определенными правилами. При этом учитывается объем документов, получаемых и производимых компанией. Процесс сложный и требует внимания и ответственности от сотрудников, так или иначе вовлеченных в него. Кроме того, неправильно оформленные «документы» часто приводят к штрафам и отказу в пенсионных выплатах. В крупных компаниях для ведения делопроизводства часто выделяется отдельный отдел.
Документооборот — это движение документов на всех этапах их «жизни». Потоки документов можно классифицировать по различным критериям. Например, в зависимости от характера документа его можно разделить на внешний (входящий), внутренний и исходящий потоки. В зависимости от типа документа их можно разделить на административные, финансовые, личные, технические, архивные и т. д. Также существует деление на бумажные, электронные и смешанные, в зависимости от метода ведения документации. В настоящее время большинство компаний используют смешанный метод.
Электронный документооборот значительно сокращает сроки доставки документов, исключает их порчу и потерю, упрощает взаимоотношения между торговыми партнерами и внутри организации, а также облегчает работу с массивами данных. Узнайте о новых требованиях Министерства труда к составу и формату электронных кадровых документов.
Каждый работодатель сам решает, как организовать документооборот в своей компании. Если это комбинированный или полностью электронный способ, то будут использоваться собственные бюрократические регламенты или ГОСТ, если есть необходимость в создании самостоятельных сотрудников или отделов. Важным моментом является место хранения документов, то есть централизованная или децентрализованная форма организации. Все это должно быть отражено в локальных нормативных актах, в частности, в инструкциях по делопроизводству.
Личные документы должны создаваться в соответствии с ГОСТом. Следует учитывать рекомендации ГОСТ-2016 под редакцией Росархива. Эксперты Reference HR отобрали основные нормативные акты, которые служат для оформления ключевой кадровой документации. Составьте их правильно и храните столько, сколько необходимо.
Актуальные стандарты на 2024 год.
В 2024 году актуален ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Ранее использовавшийся ГОСТ Р 6. 30-2003 отменен. Стандарт содержит правила документального оформления работы и приложения с моделями различных форм и видов для оформления требований. В дополнение к статьям поясняется, в чем их особенности и отличия.
Примечание: Разработаны методические рекомендации по удобному использованию государственных стандартов по делопроизводству. Изданы Федеральной архивной службой.
При разработке системы делопроизводства в организации следует также руководствоваться следующей нормативной базой.
1. 11. 04. 2018 № 44 и Правила делопроизводства, утвержденные тем же организационным приказом от 22 мая 2019 г. 71 — для государственного сектора.
2. ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» от 17 октября 2013 г., Р 7. 0. 8. В нем четко указан термин, который должен быть понятен сотрудникам.
Как уже было сказано, он напоминает международный стандарт. В данном случае это ISO 15489-1:2016. Стандарт определяет концепции и принципы систем управления документами. Он охватывает метаданные, системы управления документами, политики и инструменты, подотчетность, мониторинг и обучение для эффективного управления, процедуры жизненного цикла документа от создания до
Образцы самых важных HR-документов в 2023 году.
Скачайте их бесплатно и используйте на своем рабочем месте!
Правила и требования
Действующий ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 распространяется на ведение дел в различных форматах, как бумажных, так и электронных. Несмотря на возможности применения, он уже широко используется. Что же включено в него по сравнению с предыдущими версиями?
Обновлены и проанализированы, в частности, правила оформления документов, исследованы вопросы шрифтов, капиталистов, скуки, расстояния и полей текста. Например, использование шрифтов в утвержденных списках не является обязательным. Упор делается на бесплатные общедоступные наборы. Они могут быть напечатаны 12, 13 или 14 символами. В таблицах также можно уменьшить размер шрифта для экономии места. Стандарт также объясняет, в каких случаях допустимо использование текста с большим объемом.
Полезно хранить в папке все данные, касающиеся сотрудника и его работы в компании. Именно поэтому штатные сотрудники ведут личные дела, хотя закон этого не требует. Нежелательно хранить некоторые документы. За ненужность Роскомнадзор может наложить штраф в размере 60 000 рублей.
Расстояние между строками может быть как одинарным, так и полустрочным. Углубление абзаца должно составлять 1,25 см. Существуют также рекомендуемые длины строк. При портретной ориентации страницы длина строки должна составлять 7,5 см. Для горизонтальной (ровной) ориентации — 12 см.
Стоит отметить и двойную печать. Раньше было обязательно печатать документы только с одной стороны. Поэтому поля должны совпадать, чтобы текст не попал под сшивку при архивировании. Еще один пример современного и экономичного подхода из действующего ГОСТа 2024 — возможность изготовления бланков формата А6.
Расширена обязательная надпись на заверенной копии документа.
В документе должны быть указаны название вклада и структурная классификация автора текста. Если необходимо поставить ограничительную печать, она, как и раньше, ставится в правом верхнем углу.
Необходимая «печать утверждения документа
Ведение архива по личному составу «с нуля
Заказ права подписи документов.
Инициалы ставятся строго после фамилии — в графе «Получатель» и «Сигнал согласования», например, «Петров И. М.». В подписях они остаются перед фамилией. Значительно модернизирована система требований. Появились новые, упразднены старые и изменены некоторые реквизиты.
Как отметить, что документ подписан электронной подписью? Когда была принята старая модель, такой возможности еще не было. Теперь, когда электронные подписи стали повсеместными, разработаны специальные сигналы. Необходимо указать надпись «Документ подписан электронной подписью». Здесь должны быть указаны номер основного сертификата, имя и фамилия сотрудника, а также срок действия сертификата.