Независимый работник имеет право самостоятельно организовать и выбрать место проживания в другом городе.
Разумеется, в последнем случае стоимость не взимается, а авансовый платеж подлежит возврату.
Общие положения по Трудовому кодексу РФ.
По закону профессиональные командировочные имеют право на возврат денег за проживание в гостинице или квартире во время командировки. Размер возмещения и перечень документов, подтверждающих проживание в гостинице, определяет работодатель. Это должно быть предусмотрено внутренними документами компании.
Налог на прибыль рассчитывается на основании этих документов. Это связано с тем, что они включаются в расходы на командировки. Поэтому важно, чтобы подтверждающие документы отражали деловые характеристики расходов.
В некоммерческих организациях работодатели предоставляют оплату жилья в соответствии с государственными нормами. Также существуют ограничения на проживание в гостинице, не превышающие 2 000-3 500 рублей.
Однако если сотрудник во время командировки может возвращаться домой каждый день, то в этом случае расходы на гостиницу не возмещаются.
Оплата гостиницы в командировке: какие документы необходимо предоставить?
После возвращения из командировки работник должен предоставить в бухгалтерию счет-фактуру за проживание в гостинице. Работодатель может вернуть расходы после командировки или выдать деньги до нее.
Все деньги, потраченные на гостиницу, должны быть подтверждены чеком или другой отчетной формой. В чеке должно быть указано место проживания, время заезда и выезда, реквизиты гостиницы, имя командированного и стоимость номера. Бланк должен быть заверен печатью и подписью.
Счет-фактура может включать дополнительные услуги. Например, услуги ресторана, бара или медицинского центра. Сотрудники могут пользоваться ими за свой счет. Работодатель не обязан возмещать эти расходы.
Оплатить проживание в гостинице во время командировки можно как наличными, так и банковским переводом. Желательно заранее обсудить этот вопрос с руководителем.
Если сотрудник не оформляет бухгалтерские документы
Если работник не может предоставить подтверждение проживания, работодатель может запросить информацию у гостиницы. В ответ гостиничная организация должна прислать справку о проживании с указанием срока пребывания. Эта справка не имеет такой же юридической силы, как налоговая декларация. Однако она рассматривается как косвенное подтверждение потраченной суммы и служит основанием для расчета.
Оплата расходов на проживание в командировке финансовым учреждениям
Наиболее распространенным вопросом, связанным с оплатой расходов на проживание в командировках сотрудников бюджетных организаций, является вопрос о том, какой код КОГСУ следует использовать для оплаты расходов на проживание сотрудников. Согласно части V Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных Приказом Минфина России от 7 января 2013 г. N 65н, к таковым отнесена оплата расходов на проживание в гостинице при служебных командировках. Сноска 212: «Прочие выплаты».
Какие документы необходимы для подтверждения проживания в гостинице?
Работники, направляемые в командировки, должны впоследствии подтвердить все дополнительные расходы, понесенные в командировке. Такая необходимость объясняется тем, что оплата наемного жилья включается в публикуемый перечень расходов, возмещаемых работнику компанией. Однако эта возможность доступна только тем сотрудникам, которые осуществляют трудовую деятельность, ориентированную на командировки.
Отсутствие документов, подтверждающих расходы сотрудника на проживание в гостинице, или игнорирование отчета при его заполнении и подаче — менее благоприятный исход. В этом случае подчиненный попадает в категорию должника компании, и работодатель имеет полное право удержать ранее выданные авансы и дневную зарплату.
Основные реквизиты счета на оплату гостиницы
Сотрудники, снимающие в командировке номер в гостинице или отеле, должны потребовать от организации чек. Он является официальным документом основного счета и подтверждает поступление денежных средств на счет организации, предоставившей сотруднику жилье.
Согласно требованиям Постановления Правительства РФ от 5 июня 2008 г. № 1, 359, бланки чека или счета-фактуры должны быть оформлены печатным счетом. Документ также должен отвечать следующим соответствующим требованиям.
Важно отметить, что работодатель оставляет за собой право оплачивать только те позиции, которые предусмотрены положением о командировках. Поэтому сотрудникам компании следует заранее ознакомиться с документацией. В правилах также указано, в какой форме может производиться оплата командировочных расходов — наличной или безналичной. Если речь идет о командировках сотрудников фискальных или государственных органов, то оплата их расходов производится в соответствии с нормативными актами федерального или муниципального уровня.
Авансовый платеж — срок подачи документов
Предварительный отчет — специальный отчет, который сопровождается приложением в виде приложения. С его помощью можно.
Оформление предварительного отчета является прямой обязанностью сотрудника. Оформленный пакет документов вместе с отчетом должен быть предоставлен в течение трех дней после возвращения сотрудника из командировки. Правильно оформленный бланк должен содержать следующее.
К авансовому отчету также необходимо приложить счет или чек из гостиницы. Распространенные ошибки при заполнении авансового отчета:.
Нередки случаи, когда сотрудники заполняют поле в иностранной валюте при расчете в рублях и наоборот. Обратите внимание, что принимаются только справки, подготовленные типографией. Документы, напечатанные самостоятельно с помощью автоматизированных систем, не принимаются.
Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней после возвращения сотрудника из командировки. Если сотрудник не может явиться на работу раньше по причине болезни или отпуска, совпадающего с окончанием командировки, срок может быть продлен при необходимости до прихода подчиненного на работу. Срок также продлевается, если сотрудник отправляется в новую командировку.
Просрочка может оказать негативное влияние на сотрудника. Велика вероятность того, что организация окажет финансовое воздействие на сотрудника.
Что делать, если нет подтверждения проживания?
В некоторых случаях возникают ситуации, когда сотрудники не могут предоставить рекомендации. В этом случае компания может направить в отель заявку на поездку с указанием необходимой информации. После этого сотрудники отеля обязуются выслать справку, подтверждающую, что сотрудник компании, претендующей на командировку, действительно проживал в указанный период.
Сразу отметим, что справка, подтверждающая проживание сотрудника в командировке, не является прямым подтверждением расходов и поэтому может вызвать некоторые вопросы у налоговой инспекции. Однако в любом случае она может послужить основой для взаиморасчетов между компанией и подчиненным.
Работники, отправляющиеся в командировку, часто предпочитают снимать жилье, а не пользоваться гостиничным номером, что также может привести к отсутствию документов об услугах отеля. В таких случаях компания несет ответственность за оплату проживания сотрудника, и в этом случае расходы не возмещаются.
Апарт-отель «Ханой Москва» предлагает выгодные условия размещения для корпоративных клиентов. Если вашим сотрудникам необходимо приехать в Москву по делам, отель разместит их с полным комфортом.