Основные принципы делопроизводства и документооборота в бизнесе
Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, но это не так. Управление бизнесом — это работа с документами, начиная с их создания и заканчивая передачей в архив. Это означает, что документы создаются, передаются из отдела в отдел и хранятся после того, как их задача выполнена.
Распространение документов означает их перемещение. Другими словами, это фактически этап от создания документа до его уничтожения или передачи в архив. Управление записями и документооборот на предприятии тесно связаны, поскольку последний является частью первого.
Организация входящих потоков документов.
Это документы, созданные другими организациями или органами и поступившие в компанию в бумажном или электронном виде — письма, заявки, коммерческие предложения, счета на оплату и т. д. Для эффективного управления офисом и документооборотом в связи с этим необходимо обеспечить
Организуйте поток отправляемых документов.
Путь этих документов в делопроизводстве и документообороте обычно начинается на «дне» организационной структуры бизнеса. После создания они проходят согласование и утверждение в различных структурных подразделениях (в последнюю очередь — в административном отделе), а затем отправляются во внешние дела, такие как деловые партнеры, поставщики, покупатели и органы управления. Для того чтобы документы были отправлены, необходимо создать следующее
Составление внутренних документопотоков.
Это самая обширная область делопроизводства и работы с документами в крупных компаниях. В то же время зачастую они являются самыми неудобными в обращении. Внутренняя документация может сочетать в себе характеристики входящих и исходящих документов. Например, ход документа может начинаться у специалиста или отдела в виде проекта, проходить согласование и утверждение в вышестоящем отделе, а затем на подпись руководству выносится решение об утверждении и снова рассылается. В итоге документ может быть утвержден как конкретным отделом, так и предприятием в целом.
Поэтому для эффективного управления офисом и документооборотом необходимо разработать способы сокращения времени обработки документов исполнителями в сторону увеличения при подготовке плана документооборота. Проверка документооборота и исполнения. Следует избегать повторной регистрации одного и того же документа, так как это влечет за собой потерю времени и непродуктивную нагрузку на исполнителя.
Зачем нужен ЭДО и как работает СЭД
Основная функция электронного документооборота — оцифровка делопроизводства, а также ускорение и упрощение обмена документами внутри бизнеса с контрагентами и государственными органами. Помощь в организации электронного документооборота в бизнесе:
Для целей EDI используется система электронного документооборота (СЭД). Это программа для создания документов в электронном формате и обмена документами внутри организации или с торговыми партнерами и государственными органами. СЭД выполняет функции учета, регистрации и управления организационно-распорядительной деятельностью.
По мере развития систем электронного документооборота расширяется набор их функций, что делает СЭД более удобными. Современные системы ЭДО оснащены отдельными функциями для обработки договоров, счетов, возражений и т. д.
Основные этапы развития СЭД представлены в следующей последовательности.
Регламент электронного документооборота (ЭДО)
Как и в случае с бумажными документооборотами, еще одним регламентом работы с электронными документами является предварительное четкое обучение сотрудников работе с системами EDI.
Порядок перехода на электронный документооборот (ЭДО)
Формально ЭДО внедряется в компании приказом. С даты, указанной в приказе, система ЭДО становится обязательной для сотрудников. Помимо даты, в приказе также указывается, кто из сотрудников отвечает за исполнение приказа и требование, чтобы все сотрудники были ознакомлены с подписанными документами.