Данная компания занимается распространением печатной продукции (газет, журналов) из мобильных киосков на улицах и линиях электропередач в Москве и области. Количество точек распространения исчисляется сотнями.
Традиционная автоматизация точек продаж в виде оборудования компьютерами, налоговыми регистрами и сканерами невозможна. Это мобильные киоски с подставками, зонтами и стульями. Автоматизация торговых точек с помощью смартфонов, планшетов и терминалов сбора данных нецелесообразна из-за больших затрат и сложности обучения торгового персонала работе с оборудованием. Персонал в основном пожилой или имеет неполное среднее и высшее образование, наблюдается текучесть кадров.
Несмотря на кажущуюся простоту бизнеса, он высокотехнологичен (кстати, здесь находится лучшая в Европе линия сортировки печатной продукции) и требователен к прозрачности и плавности процесса. Поскольку печатные машины быстро стареют, одна из главных задач компании — проверка остатков продукции на всех торговых площадках в конце каждого дня, чтобы вечером и ночью продукция была рассортирована, а утром разложена по местам. Они распределяются именно там, где нужно в торговой точке, и остатки пополняются на оптимальном уровне.
До внедрения системы продавцы в конце смены записывали название каждого товара и его остаток. Документы привозили в головной офис, и оператор вручную вводил данные в учетную систему, что занимало десятки тысяч строк каждый день. Это отнимало много времени, возникали ошибки, сортировочная линия начинала работать с опозданием, а в некоторых случаях товар со склада приходилось доставлять утром, и стенды оказывались переполненными. Непроданная продукция устаревала, компания несла убытки и теряла прибыль.
В ходе проекта мы разработали и внедрили SPVD на основе собственных решений и решений для Abbyy. Мы точечно переработали все процедуры. Мы разработали специальную форму, которая печаталась учетной системой. Форма содержала точные данные о товарах, имеющихся в наличии в конкретном месте. Бланки ежедневно распространялись в СМИ, и в конце рабочего дня продавца знакомили только с черновиком (остатком каждого вида). Бланки сканировались в поточный сканер, распознавались, а испарившиеся данные экспортировались в учетную систему. Система позволяла автоматически выявлять ошибки, допущенные продавцом при заполнении бланка, и исправлять их — технология копировала некоторые специфические функции печатной и учетной системы, штрих-код. Таким образом, ошибки были полностью исключены. Скорость импорта данных в учетную систему увеличилась в три раза. Для устранения разногласий между компанией и продавцом существовали электронные файлы со сканированными изображениями бланков.
В результате компания не только сократила расходы, но и в целом повысила эффективность бизнеса.
Применение SPVD для складского учета и контроля запасов
С точки зрения складского учета тенденция к автоматизации наметилась уже давно — складские поля b персонифицированное кодирование, адресное хранение, терминалы сбора данных (DCS). Однако недавно мы столкнулись с интересным проектом. Один из клиентов, использующий адресное хранение, не применяет кодирование прессования и СКУД, ссылаясь на нефинансовый потенциал традиционной автоматизации.
Сотрудники склада вручную вносят количество ячеек в транспортную накладную поставщика (ТОРГ-12) при первичном размещении запасов в ячейке. Документ передается оператору, который одновременно с вводом документа указывает складу размещение запасов.
В ходе текущего внедрения СПВД одновременно со стандартным пакетом обработки первичных документов будет реализован функционал распознавания рукописных символов. В результате работы системы отсканированные документы автоматически распознаются учетной системой на основе «1С:Предприятие», а факт поступления на склад формируется с указанием конкретной складской ячейки.
Существует также форма переписи запасов, в которой после пересчета вручную регистрируются другие статьи переписи. Затем форма сканируется, и система сравнивает фактический остаток с данными системы.
Как организовать грамотную проверку документов
Ответ довольно прост — вам необходимо организовать систему документооборота, включающую в себя операцию постоянного контроля качества документирования всех действий компании или индивидуального предпринимателя.
Во-первых, необходимо разделить все документы на три отдельных типа. Каждый из них соответствует следующей части бизнес-процесса.
Что это такое? Не в последнюю очередь потому, что всегда легче что-то сделать с организацией всей «горы» документов, разбив процесс на определенные места. Также гораздо проще контролировать отдельные разделы документов.
Рассмотрите каждый процесс отдельно и решите, какие документы к нему относятся и какие вы можете контролировать.
Блок 3: Раздел технического обслуживания
Часть документа по обслуживанию — это документ, в котором вы уполномочиваете меня обслуживать ваш бизнес. Сюда входят бухгалтерия, отдел кадров, информатика, охрана, водители и т. д. В результате документация по этой части бизнес-процесса должна быть разделена на сферы влияния этих служб.
Все бухгалтерские документы должны храниться в отдельном месте в отдельном конверте. В других папках уже должны храниться документы персонала, службы безопасности и ИТ-специалистов.
Главный бухгалтер несет персональную ответственность за качество бухгалтерских документов, руководитель службы персонала — за персонал, а руководитель компетентной службы — за специалистов по информатике.
Здесь система контроля должна напоминать контроль движения документов операционного процесса. Это ежеквартальный (или ежемесячный) письменный отчет ответственного лица и каждого дежурного информационного ответственного в конце года.
Руководителю очень важно видеть полную картину своего бизнеса. И именно такой подход к контролю документации позволяет ему держать руку на пульсе своего бизнеса, а также понимать, где у него есть слабые места. И когда к вам придет аудитор, вы сможете быть почти на 100 % уверены в своей документации:
Лучшее программное обеспечение для выставления счетов и счетов-фактур
Ценообразование — неотъемлемая часть бизнеса. Все большую популярность среди предпринимателей и владельцев бизнеса приобретают облачные программы и сервисы, предоставляющие удобный, надежный и автоматизированный способ отслеживания выставления счетов и платежей. Разнообразие таких программ затрудняет выбор наиболее удобной программы для каждого конкретного бизнеса.
Чтобы помочь в принятии решений, мы подготовили обзор программ выставления счетов и оплаты услуг для индивидуальных предпринимателей и ИП в зависимости от режима налогообложения.
Платные программы для индивидуальных предпринимателей — обзор лучших планов
Формат счетов-фактур не регулируется законодательством и может быть выполнен специальными сервисами или бухгалтерскими программами.
Лучшие бесплатные программы
В некоторых случаях вместо бесплатного сервиса можно использовать шаблон в формате Word или Excel.
Если такой способ настройки счета не подходит, воспользуйтесь одним из следующих сервисов
Сервис Онлайн — автоматический ввод реквизитов контрагента из ИНН и банковских реквизитов из БИК. Перечень товаров или услуг можно загрузить из прайс-листа в формате Excel. Программа самостоятельно рассчитывает НДС. Просто сохраните сформированные счета-фактуры и используйте их в качестве шаблонов в дальнейшем. На сайте представлен 61 формат документов, список кодов и классификаторов, а также список юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Счет-фактуры настраиваются без регистрации в сервисе. Данные о продавце и покупателе автоматически заполняются по номеру НДС. В калькуляторе предусмотрены различные коэффициенты для правильного расчета НДС. Кроме того, пользователям предоставляются инструкции по оформлению и отправке документов. Количество счетов-фактур не ограничено. Счета-фактуры можно распечатать или отправить клиентам через сайт.
Преимущества работы с Контуром:.
Трансаптор — все данные заполняются заказчиком впервые. Автоматических дополнений нет. При создании счета-фактуры можно выбрать контрагента, данные которого уже заполнены. Логотипы и печати можно загружать и ставить на все создаваемые документы. Есть режим отгрузки, формируемый по расписанию. Поддержка пользователей бесплатна.
Тинькофф Бизнес — владельцы расчетных счетов могут создавать счета и отправлять их по SMS. Сервис автоматически добавляет подписи и печати. Имеется файл отправленных счетов, операции отправки SMS-счетов и уведомления об оплате счетов без установки специального бухгалтерского программного обеспечения.
Преимущества работы с «Тинькофф»:
Лучшие программы с оплатой по факту
Рекомендуется использование программ «Общая система налогообложения», «УСН» или «ЕНВД Плательщик ИЭС» и «Ценообразование ООО».
Биллинг — сервис для создания и хранения первичных документов. Оцените функционал с помощью бесплатной пробной версии или тестовой программы за 900 рублей в месяц. Для работы необходимо подписаться на тарифный план.
KUB 24 — это сервис для быстрого выставления счетов-фактур, проверки неоплаченных счетов-фактур и автоматической загрузки реквизитов банковского счета. Автоматическое заполнение данных по слову, включая номер НДС и итоговые данные по счету-фактуре; выбор товаров и услуг из номенклатуры 1С.
Бесплатный сервис позволяет выставить пять счетов-фактур и подключить трех пользователей в месяц (100 счетов-фактур и 10 пользователей), при оплате годовой подписки — 560 рублей в месяц. Чтобы оценить качество сервиса, предлагается 14-дневный бесплатный период.
Formz.ru — Этот сервис позволяет пользователям бесплатно создавать счета-фактуры и выгружать их в формате PDF. Зарегистрированные пользователи могут регистрировать и архивировать выставленные документы, импортировать на основе ранее созданных счетов-фактур и получать доступ к списку деловых партнеров. Можно бесплатно создать и отправить по электронной почте до 50 счетов-фактур. После регистрации пользователи подключаются к счетам-фактурам «Бизнес Плюс». Стоимость услуги составляет 2 370 рублей за три месяца и 4 140 рублей за шесть месяцев.
Суперкнига — сервис управляет автоматической нумерацией выставленных счетов-фактур и позволяет пользователям искать документы по номерам счетов-фактур и контрагентов, формируя список неоплаченных счетов-фактур и неподписанных сделок. Сервис адаптирован для мобильных устройств. Бесплатный пробный период.
Финолог — установка цены за 30 секунд. НДС автоматически рассчитывается в соответствии с выбранным счетом (исходя из суммы счета или уже включенный в цену). Возможность добавления логотипа, печати и подписи. Всем клиентам сервиса первые 14 дней предоставляются бесплатно.
В счете указывается ссылка на Сбер или Тинькофф, поэтому клиенты могут сразу же произвести оплату. Стоимость подписки — 14 990 за один год за консультацию по автоматизации счета и 44 990 за полное ведение счета консультантом.
Что выбрать — сравнительная таблица
Выбирайте между различными программами и электронными услугами, основываясь на критериях.
Таблица — Сравнительные характеристики сервисов
detector