Первая часть каждого письма (аспект) — мотив, объясняющий причину написания текста.
Стандартные выражения для мотивов.
Все вышеперечисленные выражения следует использовать с учетом контекста и статуса речи.
Стандартные фразы предшествуют основной информации, представленной вербальной структурой, и соответствуют стандартным речевым ситуациям.
Словосочетания стандартизированы как в профессиональных письмах, так и в других видах документов.
Сотрудничество в основном плодотворное, взаимовыгодное, деятельность успешная, вклад важный, позиции конструктивные (сильные), аргументы сильные, потребности насущные, спектр (услуг) широкий, скидки важные, значительные, предложения конструктивные, разногласия важные/незначительные незначительные, рентабельность высокая/низкая, расчеты предварительные или окончательные и т. д.
Принять во внимание.
Выражение «Я завладел вашим вниманием» характерно для официально-делового стиля. Чаще всего оно используется в следующих видах.
Разница между первыми тремя заключается в адресате. В случае с меморандумом о взаимопонимании возможно взаимодействие с внешним организмом. Служебные письма и описания адресованы сотрудникам внутри одной компании.
Документ информирует и сообщает факты, факты, факты. Они также могут объяснять действия, необходимые для выполнения работы. В некоторых случаях они прилагаются к основному материалу в качестве сопроводительной записки.
Часто в организациях во всех этих документах используется только словосочетание «служебная записка». Основной текст представлен фразами делового стиля, такими как «имею в виду», «информирую вас», «информирую вас», «информирую вас», «информирую вас», «информирую вас», «информирую вас».
Этим выражениям предшествует следующая информация.
Следует добавить внутренний регистрационный номер и дату. При необходимости можно включить примечания. Документ должен иметь визу, которая представляет собой подпись получателя с расшифровкой.
Структура электронного письма
Рассмотрим некоторые важные части структуры текста.
Вступление, приветствие.
Приветствие — это обращение к адресату. Оно должно включать имя получателя.
Если вы не уверены, что к адресату можно обращаться только по имени-отчеству, возможен следующий вариант.
— Лорд Глицин! — Если имя неизвестно.
-ЕЛЕНА ВИКТОРОВНА!!!- если возраст неизвестен/подчинение неизвестно.
Слова «доброе утро» или «добрый вечер» не рекомендуются в качестве формы приветствия. Мы не можем быть уверены, что адресат прочтет наше письмо именно в этот день.
Добрый вечер — устаревшее приветствие.
Основные части письма
В основной части письма объясняется причина написания письма, просьба и пожелания адресату.
Типы языка, используемые в профессиональной переписке. Знание этих фиксированных фраз поможет сэкономить время при написании текста и продемонстрирует преимущества делового этикета.
Лингвистические клише используются для каждого из конкретных типов писем. Типы знаков мы рассмотрим чуть позже.
Конечное место/тип вежливости.
Наиболее распространенные типы вежливости — «почтительно» и «всего наилучшего».
Также хорошим тоном считается пожелание продуктивного рабочего дня или хорошей рабочей недели в понедельник.
Паразиты вежливости в профессиональной переписке.
Как сказал спортсмен, «Ваши ожидания — это ваша проблема». Возможно, это прозвучит слишком категорично, но для клиентов и лидов мечта о крепком сотрудничестве не стоит того. Как раз наоборот: их можно отвлечь от действительно важных причин принятия решений.
Как и все паразиты вежливости, это клише используется из лучших побуждений. Мы должны как-то дополнить письмо. Такие блестящие заблуждения могут стать правильным финалом. Хорошая новость заключается в том, что его можно заменить спокойным и осмысленным CTA.
Восстановление надежды — это нечто другое:
Мы знаем, как поднять ваш бизнес на новые, ранее недостижимые высоты и увеличить коэффициент конверсии примерно в 62 раза. Мы надеемся на долгосрочное сотрудничество!
Второе — показать, что у нас есть план.
Мы проверили сайт и придумали, как сделать продукт понятным в первые 10 секунд и снизить прямую конверсию; усилить УТП, выделить три убедительных аргумента, заменить визуальные образы и убрать лишние блоки. План и сроки работы следующие Обсудите при встрече.
Первый пример нарочито глуп, второй — небрежен и упрощен. Однако они подчеркивают важное правило. Собеседника убеждают детали и логические аргументы, а не приятные ожидания.