Сегодня совершенствование управления производственными и экономическими системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от рациональности ведения делопроизводства в учреждениях и на предприятиях.
Правильное ведение дел является одним из важнейших условий правильной организации труда, соблюдения правил, своевременного расследования дел, выполнения решений, постановлений, четкой и цивилизованной работы граждан, представителей предприятий, учреждений и организаций.
Организация регистрации документов — очень актуальный вопрос в наши дни. Кроме того, от правильной регистрации зависит быстрый поиск документов, своевременная проверка исполнения документов и работа всех организационных документов.
Учитывая актуальность проблемы для данной задачи, целью работы является уточнение порядка регистрации документов. Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи Необходимо раскрыть обязанности по регистрации документов, полностью объяснить процесс регистрации документов и изучить формат регистрации документов.
Курс состоит из двух модулей («Регистрация документов» и «Формы регистрации документов») и пяти подразделов («Понятия и обязанности регистрации документов», «Понятия получения и регистрации документов в ГУ», «Понятия регистрации и регистрации 1. и система регистрации, система регистрации карточек, включая карточки и автоматизированная система регистрации). Это раскрывает цели и задачи данной работы.
Регистрация документов
Важность и обязанности регистрации документов
Лидирующее положение в организации работы с документами занимает регистрация документов. Отлаженность этой сферы деятельности обуславливает предоставление необходимой в будущем информации и быстрый поиск документов, обеспечивая тем самым оперативное решение управленческих задач.
Регистрация документов — важный момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайшие сроки выдавать необходимые справки по документам, а также осуществлять самостоятельный поиск документов. Это возможно только при условии подготовки всего комплекса информационных и документальных ресурсов. Для этого необходимо учитывать все документы (как полученные, так и созданные), которые проходят через агентство. Это означает, что документы должны быть зарегистрированы.
Под записью понимается «бухгалтерская запись данных о документе в определенном формате, фиксирующая факт его создания, отправки или получения». Как видно из определения, регистрация сначала придает юридическую силу документу, который считается подтверждением факта его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер и он не оформлен, его как бы не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, агентство не несет ответственности, так как факт получения не был подтвержден.
Регистрация является одним из начальных этапов обработки поступившего документа, сразу после первичной обработки и вторым от конца исходящего документа. После регистрации исходящий документ помещается в папку или передается по другим каналам связи.
Регистрация — один из самых энергозатратных процессов в делопроизводстве, поскольку количество документов, поступающих и создаваемых в ходе административной деятельности, всегда велико. Однако именно правильно организованная система регистрации практически предопределяет весь последующий процесс работы с документами. Именно поэтому рационализация офиса часто начинается с пересмотра системы регистрации документов.
Регистрация преследует три цели: управление документами, управление их исполнением и справочная работа по документам.
Учет документов дает количественные данные для подсчета общего оборота документов и их анализа за определенный период времени, по видам документов, по документообороту и по структурным подразделениям.
Сам процесс регистрации представляет собой (перенос) удаление показателей из документов и позволяет зарегистрировать базу данных документов фонда в определенной регистрационной форме (календарь, архив, компьютер). Таким образом, в процессе регистрации создается система восстановления информации по всем документам фонда. Это является основой для следующего этапа работы с документами. Сроки выполнения и подтверждения информационно-отчетной работы с документами: т. в. Кузнецова, л. в. Санкина, Т. А. Быкова и др. куратор: т. в. профессор Кузнецова. -м.: Юнити-Дана, 2003.
Регистрация документов
Регистрация документов — это запись учетных данных на документе в предназначенном для него формате, фиксирующая факт его создания, отправки или получения. Согласно определению, утвержденному в базовом документе в этой области: «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», регистрация документа — это возвращение документу индекса и последующая запись данных о документе в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, удобства восстановления документов, ведения картотеки и контроля исполнения документов.
Основной принцип регистрации документов — пакетный. Каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз. Входящие документы регистрируются в квитанциях, исходящие и внутренние документы (дата подписания или утверждения). Регистрации подлежат все документы, которые необходимо использовать для учета, исполнения и справок (например, распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, статистические, учетные, финансовые), созданные и используемые внутри организации и направляемые в другие организации: исходящие от вышестоящих и нижестоящих других организаций и физических лиц. Регистрации подлежат как документы традиционного типа, так и документы, созданные с помощью компьютера (компьютеризированные, опечатки). Инструкция по делопроизводству должна содержать перечень документов, не подлежащих регистрации в Службе документационного обеспечения. Перечень может содержать нерегистрируемые документы по всей организации (органу) или утверждаться лицом, ответственным за структурное подразделение, документы которого включены в перечень. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы перечень документов, не подлежащих регистрации службой управления архивом; — перечень структурных подразделений символа; — номенклатура дел. Регистрация документов — один из ключевых моментов в организации документооборота организации. От выбранной формы регистрации и используемых для этого технических средств зависит форма и технология следующего этапа обработки документов. Регистрация входящих и создаваемых документов в основном осуществляется децентрализованно. По месту создания и исполнения документа. Регистрация документа — это запечатление события создания или получения документа путем проставления на нем даты и регистрационного номера с последующим занесением необходимой информации о документе в регистрационную форму или формат записи. Из вышесказанного следует, что основная цель регистрации — придание юридической силы организационно-распорядительным документам, то есть до тех пор, пока эти документы не будут завершены (а дата и номер проставлены после их подписи), чего пока не происходит. Она имеет юридическую силу и не может быть использована для административной деятельности без юридической силы. Юридическая сила организационно-распорядительных документов является основной целью регистрации.
Однако регистрация имеет и другие цели, такие как организация учета, контроль исполнения документов, уведомление и отчетность по документам. Отметим, что строгие правила регистрации предусмотрены в первую очередь для документов строгой ответственности, организационных, административных и судебных документов. На многие гражданско-правовые документы не распространяются строгие правила о юридической силе в силу общего характера правового регулирования. Например, гражданско-правовые договоры могут быть ненумерованными и не подлежащими регистрации, но при этом иметь соответствующие правовые последствия при подписании.
Система организации или управления документами должна обеспечивать своевременный и эффективный поиск и доступ к документам, необходимым для ведения хозяйственной деятельности и составления отчетности. Регистрация документов — это запись учетных данных, относящихся к документу, в определенном формате, который фиксирует факт создания, отправки или получения документа.1 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет эту функцию более широко. Регистрация: присвоение уникального идентификатора документу при его вводе в систему». Основная цель регистрации — подтверждение того, что документ был создан или включен в систему управления документами, но дополнительная цель — упрощение поиска документов. Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о нем и присвоение документу идентификатора, уникального для конкретной системы управления документами. Регистрация формализует включение документа в систему управления документами1.
В процессе регистрации не только данные о документах вносятся в регистрационную форму, но и сами документы приписываются к регистрационному индексу, который выступает в качестве основной учетно-поисковой функции. Регистрационные данные могут быть использованы для получения информации о поступлениях и передачах документов, количественных данных для анализа причин увеличения или уменьшения количества документов и количественных данных для расчета объема документов в обороте. Кроме того, регистрация документов позволяет получить информацию о документе и о самом документе. Это означает, что данный функционал необходим для составления отчетов о работе над документом. Регистрация позволяет сформировать базу данных по документу. Это необходимо не только для информационно-справочной работы, но и является основой для организации контроля за исполнением условий документа. Следует отметить, что многие документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Регистрация придает официальный характер исходящему документу и определяет факты пенсионного обеспечения и командировки. При регистрации входящих документов органы проверяют не только факт получения, но и дату возникновения ответственности за использование или исполнение информации, содержащейся в документе. Системы регистрации могут быть традиционными (ручными) или автоматизированными. Некоторые организации используют сочетание ручного документооборота и автоматизированных технологий. Система регистрации документов, установленная в организации, оказывает решающее влияние на
(a) Документы регистрируются, когда они включены в систему управления документами.
b) Никакие действия с документом не могут быть предприняты, пока он не зарегистрирован.
Директива по контролю документов должна предусматривать временные ограничения для ввода входящих документов, особенно в тех случаях, когда документы могут быть получены в нерабочее время или когда документы требуют немедленного ввода (например, документы с пометкой «срочно», «немедленно» и т.д.)3.
Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливают порядок передачи документов на регистрацию только после предварительного контроля.
Регистрация документов
[1] См. методические рекомендации по развитию процедур делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Они утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. 76. государственной регистрации не требуется (письмо Минюста России от 26. 04. 2010 № 01/6756-Д К). См. Федеральный закон 59-ФЗ от 2 мая 2006 г. «О производстве следственных действий по обращениям граждан Российской Федерации» // Российская Федерация. 2006. № 19. ст. 2060. См: методические рекомендации по развитию направлений делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23. 12. 2009. 76. государственной регистрации не требуется (письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК).
— Копии нормативных документов, решений и приказов государственных органов,
— Информационные документы и т.д,
Регистрация документов может осуществляться в двух формах: календарной и автоматизированной (карточки).
Календарная система подразумевает соблюдение специального календаря для регистрации документов и контроля учета. Как и любая другая система, она имеет свои преимущества и недостатки. В первую очередь такие системы регистрации используются для учета особо важных документов. Предполагается, что каждый календарный список ведется строго в порядке очередности, но при этом нельзя ссылаться на документы «задним числом». Паспорта, дипломы об образовании, трудовые книжки и т. д. Они регистрируются именно таким образом. Система календарной регистрации также используется для регистрации конфиденциальных документов и документов ограниченного доступа.
Рисунок 5.2. Модель бланка регистрации входящих документов.
Такая система регистрации удобна при небольшом количестве документов (500-600 документов в год). В противном случае страдают основные задачи регистрации документов — информационно-отчетная работа и подтверждение исполнения документа. Поиск документов в календаре с большим количеством записей требует много времени. Кроме того, вести журнал может только один человек. Кроме того, журнальная система часто приводит к повторным регистрациям в других структурных подразделениях.
; количество листов в приложении,
; no. Дело — связано с номенклатурой физических дел,
Регистрация документов
Потратив однажды время на создание таких списков, в ходе дальнейшей работы достигается значительная экономия времени.
Регистрация документа необходима для создания, отправки или проверки событий получения. Она позволяет регистрировать, проверять, искать и идентифицировать местонахождение документов.
Регистрации подлежат все входящие, внутренние, традиционные, финансовые и фискальные документы, используемые для учета, исполнения или ссылки. Например, приказы, инструкции, бухгалтерские и финансовые документы. К нерегистрируемым документам относятся, например, телеграммы, приглашения, брошюры, копии нормативных документов.
Если документ зарегистрирован и руководитель установил соответствующее соглашение о регистрации, сотрудник может ввести документ.
Совет. При заключении договора рекомендуется ознакомиться с особенностями исполнения договора по регистрационному номеру.
Важно. Если к документу уже привязан регистр (запись), то при нажатии на него (запись) откроется окно подтверждения. В окне содержится информация о номере регистра, дате и календаре. Нажмите кнопку Подписаться в этом окне. Документ зарегистрирован и сохранен. Дальнейшие действия по регистрации не требуются. 2.
2. При необходимости просмотрите и исправьте данные в окне регистрации.
* Регистрация документов. Журналы могут быть определены автоматически в соответствии с настройками системы.
Примечание Все члены регистрационной группы, указанной в выбранном календаре регистрации, имеют право изменять регистрационные документы.
*Дата регистрации документа. Автоматически пополняется текущей датой.
*Нет. Регламент. Временный номер, присвоенный для регистрации документа. Автоматически дополняется, если указан дневник.
Может использоваться формат календарного номера.
— Код вида документа, нашей организации или отдела, в котором зарегистрирован документ. Если в карточке соответствующей записи код не указан, в окне регистрации появится соответствующее сообщение. В этом случае обратитесь к системному администратору.
— Индекс дела. Если на карточке документа не указано дело, в окне регистрации появится соответствующее сообщение. В этом случае укажите дело в карточке документа и нажмите Зарегистрироваться еще раз.
— Код контрагента. Если в карточке организации, банка или физического лица не указан код, документ получит номер без кода контрагента.
ПРИМЕЧАНИЯ. Если документ одновременно регистрируется в газете или номер зафиксирован, то после нажатия кнопки Зарегистрировать документ будет зарегистрирован с более чем предложенным порядковым номером.
При необходимости введите регистрационный номер вручную. Для этого вручную отметьте пункт Ввести номер и укажите новый номер в поле *Рег. Нет. Номер не введен в поле *Рег. В этом случае:
— Для входящих, исходящих и внутренних документов регистрационный номер соответствует формату календарного номера и может быть больше, чем временный серийный номер.
— Для договорных документов номер может не соответствовать формату календарного номера. Они перечисляются в соответствии с техническими характеристиками регистрационного номера договора,
— Для финансовых документов, полученных от контрагента, номер может не соответствовать формату номера журнала. В этом случае номер присваивается контрагентом.
Вы также можете указать номер, которого нет в журнале регистрации. Для этого нажмите на ссылку Отсутствующие номера. В открывшемся отчете выберите отсутствующий номер и введите его в поле *Рег. Нет. Отсутствующий номер не вводится в *Reg.
3 Нажмите кнопку Зарегистрировать.